A rotina tributária de um supermercado envolve muito mais do que apenas emitir notas fiscais e pagar impostos.
Uma simples revisão do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) dos produtos pode trazer economia tributária imediata, aumentar a margem de lucro e evitar riscos fiscais que comprometem o caixa da empresa.
Neste artigo, você vai entender:
- O que é NCM e por que ele impacta tanto nos impostos;
- Como a revisão do NCM pode reduzir custos com tributos;
- Casos comuns de erros na classificação fiscal de produtos;
- Como fazer uma revisão do NCM de forma segura e estratégica.
O que é NCM e qual sua função no setor de supermercados
O NCM é o código utilizado para identificar a natureza de cada produto comercializado no Brasil, baseado no sistema internacional do Mercosul. Ele é obrigatório em documentos fiscais, como NF-e, e influencia diretamente:
- A carga tributária (ICMS, IPI, PIS/COFINS);
- O enquadramento do regime de substituição tributária;
- O benefício fiscal ou isenção aplicável.
Por que o NCM é tão sensível para supermercados?
Supermercados vendem uma variedade enorme de itens — de alimentos a produtos de higiene e bebidas alcoólicas. Um único erro na classificação pode gerar:
- Pagamento de impostos indevidos;
- Perda de benefícios fiscais;
- Autuações por parte do Fisco.
A revisão do NCM se apresenta, portanto, como uma estratégia indispensável para o bom desempenho fiscal do negócio.
Como a revisão do NCM impacta na economia de impostos
A revisão do NCM consiste em reavaliar os códigos fiscais dos produtos comercializados, buscando identificar erros, inconsistências ou oportunidades de uso de códigos mais vantajosos.
Principais benefícios:
- Redução da carga tributária: alguns produtos possuem alíquotas menores ou até isenção de tributos com o NCM correto.
- Aproveitamento de benefícios fiscais regionais: alguns estados concedem isenções ou reduções de ICMS para determinados NCMs.
- Evita pagamento indevido de substituição tributária.
Exemplo prático de economia com a revisão
| Produto | NCM incorreto (antes) | Alíquota ICMS | NCM correto (após) | Alíquota ICMS | Economia mensal estimada |
| Leite em pó | 0402.10.10 | 18% | 0402.21.10 | 0% | R$ 4.800 |
| Sabão em barra | 3401.30.00 | 25% | 3401.11.90 | 12% | R$ 3.200 |
| Suco integral de uva | 2009.69.00 | 18% | 2009.60.00 | 7% | R$ 2.700 |
Erros mais comuns na classificação de produtos
A rotina intensa dos supermercados, aliada ao alto volume de SKUs (produtos cadastrados), torna os erros de classificação algo recorrente.
Veja os erros mais comuns:
- Uso de NCM genérico para produtos específicos;
- Cópia de códigos de fornecedores sem validação tributária;
- Falta de atualização da tabela NCM conforme mudanças da Receita Federal;
- Desconsiderar alterações na composição do produto que exigem novo código.
Realizar uma revisão do NCM periodicamente é uma forma eficaz de corrigir esses pontos e evitar riscos fiscais.
Quais tributos são afetados pela revisão do NCM?
A escolha do NCM correto impacta diretamente a tributação de diversos impostos. Veja como cada um deles pode ser afetado:
| Tributo | Impacto da classificação NCM |
| ICMS | Alíquotas variam conforme o produto e o estado de origem/destino |
| IPI | Isenção, redução ou majoração da alíquota |
| PIS/COFINS | Pode ser tributado, monofásico ou isento |
| Substituição Tributária | Determina se o produto entra no regime ou não |
A revisão do NCM permite ajustar essa estrutura de forma legal e vantajosa, trazendo mais eficiência tributária ao negócio.
Passo a passo para fazer a revisão do NCM no supermercado
A revisão do NCM pode ser feita internamente ou com o apoio de uma consultoria especializada. Veja abaixo os passos essenciais:
1. Levantamento completo de itens
Mapeie todos os produtos ativos cadastrados no sistema. O ideal é extrair um relatório com:
- Descrição comercial e técnica;
- Código de barras;
- NCM atual;
- Fornecedor.
2. Análise técnica dos produtos
Reavalie a descrição técnica e composição dos itens para entender qual NCM realmente se aplica. Itens com composição mista, como alimentos processados, exigem atenção redobrada.
3. Cruzamento com legislação atual
Compare os NCMs utilizados com a Tabela NCM da Receita Federal atualizada e as regras estaduais de ICMS. Atenção especial para os produtos com:
- Redução de base de cálculo;
- Isenção de ICMS;
- Tributação monofásica de PIS/COFINS.
4. Correções no sistema e nos cadastros
Após validar os códigos, é hora de corrigir no ERP ou sistema de gestão. Isso inclui:
- Atualizar a ficha dos produtos;
- Ajustar regras fiscais de entrada e saída;
- Notificar a equipe de faturamento.
5. Solicitar restituições (se aplicável)
Se a revisão do NCM identificar pagamentos a maior, é possível solicitar a recuperação de tributos via:
- Pedido administrativo;
- Compensação via PER/DCOMP;
- Ação judicial (quando necessário).
Quando e com que frequência revisar o NCM
Não existe uma regra única, mas o ideal é que a revisão do NCM seja feita:
- Anualmente, como parte da auditoria fiscal;
- Sempre que houver alteração na legislação;
- Ao incluir novos produtos no mix;
- Antes de fiscalizações ou auditorias externas.
Essa prática ajuda a manter a conformidade fiscal, evita passivos tributários e melhora o controle de margem.
Dica: conte com tecnologia e especialistas
Com a quantidade de produtos e alterações tributárias frequentes, realizar uma revisão do NCM manualmente pode se tornar inviável. Por isso, muitos supermercados recorrem a:
- Soluções tecnológicas de classificação automática;
- Auditorias fiscais digitais;
- Consultorias tributárias especializadas em varejo.
Isso garante mais agilidade, segurança nas classificações e melhores resultados financeiros.
Conclusão: revisão do NCM é economia real
A revisão do NCM é uma ação estratégica que pode gerar economia tributária imediata, corrigir falhas fiscais e ainda aumentar a competitividade do supermercado.
Em um mercado com margens cada vez mais apertadas, deixar de revisar seus códigos pode significar perda de dinheiro todos os meses.
Ao identificar erros, ajustar cadastros e recuperar tributos pagos indevidamente, o supermercado transforma a gestão fiscal em uma aliada do lucro.
Por isso, revise seus NCMs, atualize seu sistema e conte com apoio especializado para garantir segurança e economia.